PMV-CD-04 · Ficha técnica de produto
Arquivo Digital e Preservação de Longa Duração
Um contrato de concessão a trinta anos tem de ser legível daqui a trinta anos. O formato em que está não será.
- Código
- PMV-CD-04
- Prazo de execução
- 15 a 25 dias úteis
- Investimento
- € 4 500 – € 13 000
- Aplicabilidade
- Permanente
Longo prazo Destinatários: Entidades com contratos de longa duração · Concessionários · Entidades públicas com dever de arquivo
Problema
A necessidade que este produto resolve
A pista de auditoria de um contrato tem de sobreviver ao contrato, ao sistema em que foi criada e às pessoas que o executaram. Um processo arquivado em formato proprietário, sem metadados e sem plano de migração, está tecnicamente conservado e praticamente perdido — o que só se descobre quando alguém precisa dele, tipicamente numa auditoria ou num litígio.
Regime da gestão de documentos e arquivo; artigo 1.º-C do CCP quanto à interoperabilidade; Regulamento (UE) 2016/679 quanto aos prazos de conservação
Entregáveis
O que é entregue
Todos os entregáveis são produzidos em formato editável e acompanhados de nota de utilização.
- Plano de classificação e de conservação dos documentos do ciclo contratual, com prazos por série documental.
- Definição do conjunto mínimo de metadados de cada processo contratual.
- Política de formatos de preservação e plano de migração periódica.
- Procedimento de constituição da pista de auditoria de cada contrato.
- Articulação entre os prazos de conservação e os prazos de prescrição, caducidade e garantia.
- Procedimento de eliminação segura no termo do prazo de conservação.
Método
Como é executado
- Diagnóstico
Levantamento do arquivo existente, formatos e sistemas de suporte.
- Classificação
Construção do plano de classificação e dos prazos de conservação.
- Preservação
Definição de formatos, metadados e plano de migração.
- Instalação
Entrega dos procedimentos e sessão com a função de arquivo.
Contratação
Condições e pressupostos
Este produto integra o catálogo de contratacaodigital.pt e é executado no âmbito de digitalização do ciclo contratual.
O investimento indicado é um intervalo de referência que depende da dimensão da carteira contratual, do número de unidades orgânicas envolvidas e do grau de organização da informação existente. A proposta formal é emitida após uma reunião de enquadramento sem encargo.
Os trabalhos são executados por um profissional que assume a função de responsável pela conformidade e accountability regulatória, com produção documental integral e transmissão de conhecimento à equipa interna. Quando a questão exigir patrocínio judiciário ou acto próprio de advogado, o âmbito é expressamente remetido para essa via.
Todos os entregáveis são inscritos no registo de vigilância normativa, com indicação da norma de que dependem e do local onde se corrigem. A vigilância identifica e propõe; a execução de qualquer correcção carece de decisão do cliente.
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Reunião de enquadramento sem encargo, com resposta em um dia útil.