Dores da digitalização
Soluções
Os problemas concretos de quem gere contratação em suporte digital, e o instrumento que resolve cada um.
Há um padrão que se repete nas organizações que digitalizaram a contratação sem método: cada problema foi resolvido no momento em que apareceu, com a ferramenta que estava à mão. O conjunto funciona — até ao dia em que alguém sai, um certificado caduca, ou é preciso encontrar a prova de um acto praticado há quatro anos.
| Dor | Origem | Consequência | Solução |
|---|---|---|---|
| O processo é digital até ao momento de assinar | Incerteza sobre o valor probatório | Duplicação de originais e dúvida sobre qual documento vincula | PMV-CD-03 |
| As credenciais da plataforma estão concentradas em uma pessoa | Ausência de segregação de funções | Ponto único de falha em prazos perentórios | PMV-CD-02 |
| Ninguém vigia a validade dos certificados | Ausência de calendário de renovação | Caducidade descoberta na véspera do termo do prazo | PMV-CD-02 |
| Processos arquivados em formato proprietário | Ausência de política de formatos | Ilegibilidade a médio prazo e perda da pista de auditoria | PMV-CD-04 |
| O contrato de software não prevê a saída | Caderno de encargos sem cláusulas de reversibilidade | Dependência crescente e custo de saída superior ao de manutenção | PMV-CD-05 · PMV-CD-06 |
| Não se sabe que sistemas se usam em cada fase | Digitalização por acumulação | Impossibilidade de demonstrar o cumprimento do artigo 1.º-C | PMV-CD-01 |
| Um fornecedor propõe teste gratuito em troca de acesso aos dados | Desconhecimento do artigo 35.º-C | Contrapartida indirecta proibida e contaminação do procedimento subsequente | PMV-CP-08 |
| Sistema com componente de inteligência artificial adquirido sem cláusulas próprias | Caderno de encargos genérico | Obrigações do utilizador sem os meios contratuais para as cumprir | contratacaopublica.ai |
O problema que ninguém planeia ter
A dependência tecnológica constrói-se sem decisão
Nenhuma organização decide ficar dependente de um fornecedor tecnológico. A dependência constrói-se por acumulação: os dados acumulam-se no sistema, as integrações multiplicam-se, o conhecimento de como funciona passa a estar apenas do lado do fornecedor, e os processos internos moldam-se ao que a ferramenta permite. Ao fim de alguns anos, o custo de sair é superior ao custo de ficar, e a organização perdeu poder negocial em todas as renovações seguintes.
O momento de tratar isto é contra-intuitivo: é aquele em que a relação está boa e o contrato está para renovar. É a única altura em que se tem simultaneamente poder negocial e ausência de urgência. Quando já se decidiu sair, não se tem nem uma coisa nem outra.
- Fixar, na próxima renovação, cláusulas de titularidade dos dados e de formatos de exportação.
- Fixar o preço e o prazo dos serviços de saída, e não deixá-los para negociação futura.
- Ensaiar periodicamente a exportação, para verificar que funciona antes de ser preciso.
- Documentar internamente as integrações e as regras de negócio configuradas no sistema.
- Manter uma estimativa actualizada do custo de substituição, para informar cada renovação.
Delimitação
O que este sítio não faz
Este sítio trata a digitalização do ciclo contratual. Não é uma consultora de sistemas de informação e não implementa software. Não trata, e remete expressamente:
- A governação de inteligência artificial em profundidade — pertence a contratacaopublica.ai.
- O regime da contratação pública — pertence a contratacaopublica.com.
- A função de quem acompanha a execução — pertence a gestordocontrato.pt.
- A gestão da carteira e do ciclo em termos gerais — pertence a contratacao.pt.
- A qualificação e o risco de fornecedores — pertence a gestaodefornecedores.pt.
Delimitar o âmbito
Uma reunião de trinta minutos, sem encargo, com a função de sistemas de informação e com a de contratação, chega para identificar os pontos de ruptura.